Les événements immersifs sont bien plus qu’une simple décoration thématique. Ils sont conçus pour transporter les participants dans un univers où chaque élément, du lieu à la scénographie, en passant par le message véhiculé, est méticuleusement orchestré pour créer une expérience mémorable.
Pour comprendre comment donner vie à une telle thématique, nous avons discuté avec Mélanie Vaugeois, cofondatrice et associée de Diverso, une entreprise spécialisée dans la création d’événements uniques et immersifs. Elle nous dévoile les étapes clés de la conception et des éléments essentiels pour réussir une immersion complète.
Choisir le lieu : l’élément déclencheur de l’immersion
Tout commence par la sélection du lieu. Lorsqu’il s’agit de créer une expérience immersive, le lieu joue un rôle crucial. Il est essentiel de choisir un espace qui puisse soutenir une immersion totale. Les lieux architecturaux, comme le théâtre Saint-James, sont particulièrement adaptés car ils permettent d’intégrer des éléments visuels (comme le mapping) qui enrichissent l’expérience.
Si le budget est plus restreint, il est alors plus judicieux de concentrer les efforts sur des points d’accent stratégiques plutôt que de chercher à immerger tout l’espace. Un lieu plus modeste, mais bien travaillé, peut être tout aussi marquant qu’une grande salle immersive.
Screenshot
Le thème : une histoire à raconter
Une fois le lieu choisi, il faut définir un thème. Ce thème doit être en harmonie avec le message à transmettre et l’émotion à faire ressentir. La clé est de trouver un équilibre subtil : un message suffisamment accessible pour être compris par tous, mais assez profond pour toucher ceux qui prêtent attention aux détails.
Les grandes soirées bénéficiaires ou galas peuvent commencer par une introduction, suivie d’une phase plus émotionnelle, souvent renforcée par des effets visuels et sonores. C’est cette progression, ce crescendo émotionnel, qui fait toute la différence.
Créer des couches de sens
L’un des secrets d’un événement immersif réussi est de travailler à plusieurs niveaux. Le message central doit être clair, mais il peut aussi se décliner en subtilités pour ceux qui cherchent plus de profondeur.
Ces couches de sens peuvent se traduire par des éléments visuels ou sonores qui viennent soutenir l’atmosphère. « Les gens viennent pour réseauter et se divertir, mais si vous parvenez à toucher quelque chose de plus profond, l’événement devient mémorable. »
Screenshot
L’aspect pratique et humain : le facteur clé du succès
En plus de l’aspect visuel, la fluidité de l’événement et l’accueil des invités sont essentiels. Mélanie évoque l’importance de la gestion des flux et de l’ergonomie de la soirée, en s’assurant que chaque invité puisse circuler sans encombre et profiter pleinement de l’expérience.
L’intégration de technologies interactives, comme des applications mobiles ou des installations multimédia, peut renforcer l’immersion. Cependant, Mélanie insiste sur le fait qu’il est primordial de garder une touche humaine dans l’accueil des invités : il faut trouver l’équilibre entre technologie et relation humaine, offrir un service digital sans perdre l’aspect chaleureux de l’accueil.
La cohérence entre les équipes : la clé de la réussite
Un événement immersif nécessite une coordination parfaite entre les différentes équipes : logistique, design, production.
Il est crucial de définir dès le départ les rôles de chaque membre de l’équipe et de maintenir une communication fluide tout au long du processus.
« Nous travaillons étroitement avec nos clients pour nous assurer que chaque élément de l’événement soit en ligne avec leur vision et leurs objectifs. »
– Mélanie Vaugeois, cofondatrice et associée de Diverso
La collaboration est essentielle pour garantir que tous les aspects, du décor à l’éclairage, en passant par le traiteur, soient cohérents et créent une expérience homogène.
Mesurer l’impact : au-delà de la satisfaction
Bien que la satisfaction des invités soit un bon indicateur du succès d’un événement, Mélanie explique que Diverso va plus loin en mesurant l’impact à travers des sondages et des retours directs des participants. L’important est de savoir si l’émotion a été ressentie, si le message est passé et si l’événement a créé une expérience unique. Pour eux, les événements réussis sont ceux qui laissent une empreinte durable et incitent les invités à revenir.
L’art de l’immersion au service de l’émotion
Créer une thématique événementielle immersive ne se limite pas à décorer un espace de façon spectaculaire. Il s’agit de tisser une histoire cohérente où chaque détail contribue à l’élévation de l’expérience de l’invité. Le défi réside dans la capacité à allier technologie, émotion et praticité, tout en maintenant une cohérence entre les différentes étapes de la soirée.
Selon Mélanie Vaugeois, la clé de l’immersion réussie est de faire en sorte que, à la fin de la soirée, les invités se sentent transportés dans un autre univers, un univers qui résonne avec leur propre expérience.
“ L’immersion crée un lien émotionnel là où l’information seule ne suffit plus. On n’assiste pas à un événement immersif : on s’en souvient! ”
– Mélanie Vaugeois, cofondatrice et associée de Diverso
Vous souhaitez déployer une thématique événementielle immersive et créer une expérience réellement inoubliable?
Contactez l’équipe de Diverso pour amorcer la conversation.